Effizientes Dokumentmanagement Mit ABBYY Für Die Pharmazeutische Industrie

Healthcare & Pharmaceuticals

ABBYY FlexiCapture verkürzt Dokumentenverarbeitung in Pharmaunternehmen um 95%

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Hintergrund

In Anbetracht des wachsenden Sortiments an pharmazeutischen Produkten wird Pharmakovigilanz, zu Deutsch Arzneimittelüberwachung oder auch die pharmakologische Wissenschaft zur Erkennung und Bewertung von Nebenwirkungen von Medikamenten, sowohl für Pharmaunternehmen als auch Verbraucher immer wichtiger. Um neue Informationen über Risiken von Medikamenten zu identifizieren und Patienten vor Schaden zu bewahren, müssen Daten von Gesundheitsdienstleistern und Einzelpersonen gesammelt, überwacht, untersucht, eingeschätzt und bewertet werden. Arzneimittelüberwachung ist jedoch ein zeitintensiver Prozess - insbesondere durch die Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten.

Durch den hohen Ressourcenaufwand professioneller Arzneimittelüberwachung wenden sich Pharmaunternehmen in Großbritannien häufig an externe Dienstleister wie Lambda Therapeutic (LT), um ihre Betriebskosten gering zu halten. Monat für Monat erhält LT durchschnittlich 350 ASPRs genannte Formulare (Anonymised Single Patient Reports, Anonymisierte Einzelpatientenberichte) unterschiedlicher Länge (zwischen 2 und 10 Seiten) und Komplexität (von 50 bis weit über 100 Felder). Jedes Formular enthält wertvolle Informationen, die von einem Mitarbeiter ausgelesen und in eine Datenbank eingetragen werden müssen - ein manueller und fehleranfälliger Prozess, der ungefähr eine Stunde oder mehr Zeit pro Formular oder 400-450 Stunden im Monat in Anspruch nimmt.

Lösung

Auf der Suche nach einer maßgeschneiderten Lösung zur Optimierung dieses zentralen Geschäftsprozesses und zur Einsparung von Zeit und Kosten wandte sich LT an den in Großbritannien ansässigen Dokumentenmanagement-Experten Document Genetics. Document Genetics verfügt über eine langjährige Erfahrung und hat bereits unzählige Organisationen unterschiedlicher Größe darin unterstützt, ihre Dokumentenverarbeitung zu automatisieren und dadurch Kosten zu senken, den Kundenservice zu verbessern sowie die Wertschöpfung und Business Intelligence im Unternehmen zu erhöhen. Document Genetics nahm eine Analyse der IST- und SOLL-Situation vor und stellte fest, dass eine Data Capture Lösung erforderlich wäre, um die relevanten Informationen aus den ASPR-Formularen zu extrahieren.

Angesichts der Art des Projektes musste LT 100% sichergehen, dass die Daten mit höchster Genauigkeit erfasst würden sowie zudem überprüft und falsche Einträge jederzeit schnell korrigiert werden könnten. Eine weitere Grundvoraussetzung war, dass die Datenextraktionssoftware einfach an die von LT selbst entwickelte Datenbank angegliedert werden konnte und Informationen bequem an diese liefern würde. Schließlich benötigte LT für die demnächst aus aller Welt in unterschiedlicher Struktur eintreffenden Berichte ein flexibles System, das sich den wechselnden Anforderungen anpassen würde.

Document Genetics testete verschiedene Optionen und entschied sich dafür, eine Lösung mit ABBYY FlexiCapture zu implementieren. FlexiCapture ist eine hochintelligente Software zur Automatisierung der Extrahierung spezifischer Daten aus einem breiten Spektrum unterschiedlicher Dokumente, unter anderem Formularen, Rechnungen, Fragebögen, Lieferscheinen und Verträgen. Es stellt eine Ideallösung für vielfältigste Projekte dar, da Nutzer mit seiner Hilfe Vorlagen (Templates) entwickeln können, um so Schlüsseldaten in einer Vielzahl von Dokumenten zu erkennen und darin enthaltene Werte auszulesen. FlexiCapture kann darüber hinaus die Daten in eine Reihe von Datenbanken oder Dokument-Management-Systemen exportieren und einfach in bestehende Workflows integriert werden.

Mit der Lösung von Document Genetics ist der Prozess für LT nun recht einfach: ASPR-Formulare treffen sowohl in Papierform als auch als elektronische PDF-Dateien ein. Alle Papierdokumente werden von einem Administrator mit einem internen Büroscanner ins PDF-Format umgewandelt. Das PDF wird dann nach FlexiCapture importiert; die Daten werden auf intelligente Weise extrahiert und überprüft, und am Ende des Ablaufs werden zwei Output-Dateien erstellt - ein durchsuchbares PDFDokument zur Archivierung und ein XML-File mit den relevanten Daten. Die Verarbeitung elektronischer ASPRs (als durchsuchbare PDFs eingegangen) läuft im Wesentlichen genauso ab - lediglich das Scannen des Papierdokuments entfällt. Nach der Extrahierung werden die Daten in LTs Datenbank eingespeist. Gleichzeitig erstellt Formate, ein Software-Paket von Document Genetics, aus den von FlexiCapture gelieferten XML-Daten automatisch eine Kalkulationstabelle, die von LT für interne Zwecke genutzt wird.

Ergebnis

LT genießt durch die neue automatisierte Lösung eine Reihe von Vorteilen. Früher war die manuelle Dateneingabe aus den Berichten eine ressourcenintensive Angelegenheit, zudem konnten die Daten, einmal in der Datenbank erfasst, kaum weiter genutzt werden. Durch den Einsatz von ABBYY FlexiCapture im Zusammenspiel mit Formate kann LT jetzt den Zeitaufwand für die manuelle Datenerfassung einsparen, die benötigten XML-Dateien für die Datenbank automatisch erstellen und die Daten in die Tabelle eintragen lassen. Die Zeitersparnis für LT ist signifikant: Hat vorher ein einzelner Mitarbeiter durch¬schnittlich 8 ASPRs pro Tag erfasst, so können mit ABBYY FlexiCapture nun im gleichen Zeitraum bis zu 160 ASPRs verarbeitet werden. Dies bedeutet eine 20-fache Produktivitätssteigerung!

“Wir haben sofort erkannt, dass uns ABBYY FlexiCapture dabei helfen würde, die wiederkehrenden und zeitaufwändigen manuellen Abläufe der direkten Eingabe der Berichte in unsere Datenbank abzuschaffen”, sagt Grant Mccormak von LT. „Ein weiterer Vorteil war die Möglichkeit zur Konfigurierung einfacher Regeln, anhand derer die Daten und ihr Format auf 100%ige Richtigkeit geprüft werden. Dadurch gelang es uns, den gesamten Eingabe- und Qualitätskontrollprozess zu automatisieren und auf einen einzigen einfach zu bedienenden Schritt zu reduzieren. Document Genetics ging stets auf unsere spezifischen Kundenwünsche ein. Mit dem Ergebnis ihrer Arbeit sind wir äußerst zufrieden.”